Вы приняли решение о найме нового сотрудника и впервые столкнулись с обязанностями работодателя? Чтобы сделать процесс оформления нового сотрудника более простым и понятным, специалисты АНО «Сахалин – остров возможностей» подготовили для вас полезную шпаргалку.
Документы, которые нужно получить от будущего сотрудника. Прежде чем ваш новый работник выйдет на работу, уточните следующие аспекты:
- Есть ли у него трудовая книжка?
- Есть ли медицинская книжка?
- Не работал ли он на государственной службе в последние два года?
- Нет ли у него инвалидности?
Если вы нанимаете гражданина России, сообщите ему перечень необходимых документов для предоставления в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). У зарубежных работников условия могут отличаться.
Документы, которые работодатель должен оставить у себя
Среди документов, которые необходимо оставить:
- трудовая книжка;
- медицинская книжка и справки, если они требуются;
- копия ИПР для работника с инвалидностью;
- копия согласия специальной комиссии для бывшего госслужащего, если это обязательно.
Остальные данные, такие как паспортные данные, СНИЛС, документы об образовании и воинском учете, следует внести в личную карточку работника. Хранить копии этих документов нежелательно, так как это может считаться избыточной информацией и привести к нарушениям при проверке.
Подготовка к приходу нового сотрудника
Прежде всего, нужно определиться с необходимыми условиями для работы. Подумайте о том, где будет расположен рабочий кабинет и что именно потребуется вашему новому сотруднику: техника, специализированные средства, одежда, программное обеспечение и канцтовары. Обеспечение этих ресурсов — ваша прямая ответственность.
Также не забудьте о соблюдении стандартов безопасности на рабочем месте (ст. 212 ТК РФ). Ознакомьтесь с отраслевыми нормами по охране труда.
В течение года после приема своего первого работника вам предстоит провести специальную оценку условий труда (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 №426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»). Методики можно найти в приложении №1 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 №33н.
Не откладывайте вопросы бухгалтерского учёта. Появление нового сотрудника влечет за собой дополнительные отчёты, расчёты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если вы сами ведёте бухгалтерию, изучите эти аспекты. В противном случае, предупредите своего бухгалтера.
Документы, которые нужно оформить с сотрудником
Попросите сотрудника написать заявление о том, что он не был госслужащим в последние два года. Это не обязательно, но будет полезным для защиты ваших интересов, если он забудет сообщить о своем статусе. Также получите от сотрудника согласие на обработку его персональных данных, если собираетесь передавать эти данные третьим лицам (например, бухгалтеру на аутсорсе или банку).
Заключите договор о полной материальной ответственности, если новый сотрудник будет работать с денежными средствами или товарными ценностями (ст. 244 ТК РФ). Обязательно ознакомьте работника с внутренними нормативами, касающимися трудового распорядка и других важных аспектов (ст. 68 ТК РФ).
Микропредприятия могут обойтись без утверждения локальных актов. Им достаточно заключить трудовой договор. Кстати, трудовой договор обязательно нужно подписать не позднее трех рабочих дней с момента допуска работника к работе (ст. 67 ТК РФ). Но для большей уверенности лучше оформить его сразу: это позволит установить срочный характер трудовых отношений при наличии оснований, даст возможность обозначить испытательный срок.
Шаги после подписания трудового договора
Первое — оформите приказ о приеме на работу и ознакомьте сотрудника с ним в течение трех дней. Приказ нужен даже для микропредприятий. Используйте форму №Т-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1.
Следующим шагом будет обучение сотрудника охране труда. Это необходимо сделать до начала трудовой деятельности и не позднее 60 календарных дней после подписания договора (п. 62 Правил обучения по охране труда).
Обучение может быть организовано тремя способами:
- Ваша личная подготовка в аккредитованном учебном центре и регистрация в специальном реестре Минтруда.
- Направление работника в учебный центр на обучение.
- Нанять специально обученного сотрудника, который будет обучать других.
- Не забудьте зарегистрировать инструктаж в специальном журнале учета, который должен быть прошит и пронумерован (ст. 212 ТК РФ).
Также вам необходимо оформить личную карточку работника Т-2, которая обязательна для всех, включая микропредприятия. Бланк можно найти в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 №1.
В личной карточке указываются все данные о работнике. Ознакомьте его с ней под подпись. Кроме того, внесите запись в трудовую книжку. Если сотрудник впервые устраивается на работу, необходимо завести для него трудовую книжку и внести запись о приеме. Эта запись должна быть сделана в течение шести дней (ст. 66 ТК РФ). Не забудьте завести книгу учета движения трудовых книжек и внести в нее все необходимые записи. Это поможет избежать потенциальных споров с работником по поводу его трудовой книжки.
На первый взгляд может показаться, что задач слишком много, но со временем вы освоитесь. Удачи в новом опыте в найме!
Материал подготовлен АНО «Сахалин – остров возможностей»
